رويكرد آبشاري: در تصوير زير، ارتباط ساختار سازماني با استراتژي‌ها و مأموريت سازمان و اين كه تجزيه و تحليل شغل و ارزشيابي شغل، هر كدام به چه چيزي مي‌پردازند و در سازمان نقش ايفا مي‌كنند، نشان داده شده است. اين تصوير به خوبي فهم صحيحي از اين مفاهيم ايجاد مي‌كند.

شغل‌ها اجزاي پايه‌اي و بنيادي ساختار سازماني ـ بلوك‌هاي ساختماني سازمان ـ هستند. نهايتاً همه شغل‌ها بايد تركيب شوند تا مقصود كل سازمان به دست آيد. به علاوه، يك شغل وجود دارد تا مستقلاً توسط يك نفر كه آن را در هر برهه از زمان به عهده گرفته، انجام شود. افراد مي‌توانند روش ايجاد خروجي شغل را در طول زمان تغيير دهند، اما نهايتاً شغل‌ها از شاغلان‌شان متمايز و جدا هستند. سبك، رويكرد و عملكرد ويژگي‌هاي افراد هستند. هدف و پاسخگويي در سازمان ويژگي‌هاي شغل‌ها هستند. اگر يك شغل واقعي باشد، حتي اگر هر يك از  شاغلان آن سازمان را ترك كنند، باز باقي خواهد ماند.

شرح شغل عبارت است از يك قالب نوشتاري و مكتوب كه:

• داراي اطلاعات واقعي درباره يك شغل است.

• اطلاعات را به گونه‌اي نمايش مي‌دهد كه به سرعت خواننده را به فهمي از شغل مي‌رساند.

• اطلاعاتي را كه براي ارزشيابي شغل مورد نياز است فراهم مي‌كند.

• با پروفايل ساير شغل‌هاي پيرامون آن نامتناقض است.

نكته مهم:

در تجزيه و تحليل شغل بايد اطلاعاتي كه در ارزشيابي شغل مورد نياز است، فراهم گردد. از اين رو لازم است قبل از اقدام به تجزيه و تحليل شغل، مشخص گردد كه از چه سيستمي براي ارزشيابي شغل بهره برده خواهد شد و در فرم‌هاي تجزيه و تحليل شغل، اطلاعات مورد نياز جهت ارزشيابي شغل پيش بيني گردند.

 نقش تحليلگر در فرايند تجزيه و تحليل شغل

بايد مستقل و واقع‌گرا باشد.

 قواعد اساسي لازم براي يك تحليلگر:

• تحليل ـ نه فقط اشاره كردن

• شغل‌ها ـ نه افراد

• واقعيات ـ نه قضاوت‌ها

ابزار تحليلگر:

• مصاحبه‌هاي عميق

• پرسشنامه‌ها

• استفاده از مرجع‌ها ـ مدل‌هاي استاندارد

در يك شرح شغل، معمولاٌ سرفصل‌هاي زير درج مي‎شود:

• مشخصات شغل

• هدف شغل

• ابعاد شغل

• شاخص‌هاي كليدي عملكرد

• مسؤوليت‌هاي كليدي

• ارتباطات كاري

• شايستگي‌ها، تجربه، مهارت‌ها

• ساير اطلاعاتي كه فراخور هر سازمان ممكن است نياز باشد

 مهم‌ترين سرفصل يك شرح شغل، سرفصل مسؤوليت‌هاي كليدي است. ويژگي‌هاي مسؤوليت‌هاي كليدي به شرح زير مي‌باشد:

•  اگر مجموعه آن‌ها را در نظر بگيريم، تمامي خروجي‌هاي كليدي شغل را نشان مي‌دهند؛

• تمركز روي نتايج دارند، نه وظايف و فعاليت‌ها. آن‌ها به «چه چيزي» اشاره مي‌كنند نه «چگونه».

• بي‌زمان هستند (محدود به زمان نيستند)، تا زماني كه خود شغل تغييرات بنيادي نكند، هميشه جاري و معتبر هستند.

• هر كدامش‍ان از بقيه متمايز هستند، و يك ناحيه آشكاري از نتايجي را كه توسط فعاليت‌هاي شاغل بايد به دست آيد، تشريح مي‌كند.

• سنجه‌ها يا آزمون‌هايي را كه تعيين كننده حصول يا عدم حصول نتايج هستند، پيشنهاد مي‌كنند.

• به طور مشخص به شغل مورد بحث مرتبط هستند نه به شغل مافوق، يا به كل سازمان.

نمونه يك شرح شغل در زير آمده كه توسط شركت هي‌گروپ تهيه شده است. اين شرح شغل مختص شغل مشاور (Consultant) مي‌باشد.

نمونه شرح شغل (پي‌دي‌اف: ۳۸ كيلو بايت)